Andmekaitsetingimused

Kastre Vallavalitsuse andmekaitsetingimused

Kastre Vallavalitsus kui kohaliku omavalitsuse üksus (edaspidi vallavalitsus) töötleb isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679, isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Töötleme isikuandmeid vaid lasuvate ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses. Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded, mille käigus võib vajalikuks osutuda ka isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-st 6 ja muudest õigustloovatest aktidest. Nende ülesannete täitmisel koguneb meile isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks.

Küsimustega, mis on seotud Teie isikuandmete töötlemisega Kastre Vallavalitsuses, palume pöörduda meie andmekaitsespetsialisti poole aadressil natalja.sisas@kastre.ee

Millistel juhtudel töödeldakse Teie isikuandmeid

Isikuandmed on mis tahes andmed tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, sõltumata sellest, millisel kujul või millises vormis need andmed on.

Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

Selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude esitamisel

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorganite poole.
Kui vastamiseks on vajalik teha täiendavaid järelpärimisi, avaldatakse Teie isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.
Kui meile saadetud selgitustaotlusele/märgukirjale/teabenõudele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame Teid vastavast edastamisest.
Sellisel juhul kasutame Teie isikuandmeid Teile vastamise eesmärgil.
Isiku pöördumisele vastatakse tema valitud viisil kas telefoni, e-posti või kirja teel. Olenevalt teema delikaatsusest edastatakse vastus krüptitud või krüptimata e-kirjaga. Kui isik soovib vastust saada posti teel, siis vastatakse talle olenevalt teema delikaatsusest kas liht- või tähtkirjaga.
Seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad valla dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreeritakse eraisikute poolt saadetud kirjad nimetatud registris. Eraisikust kirja saatja või saaja nime ei avalikustata ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui pöördumine on juriidilise isiku või asutuse nimel, tuleks Teil kasutada mitte era- vaid tööalaseid kontaktandmeid, kuna tööalased kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
Eraisikutega peetud kirjavahetust ning kaebusi/vaideid ja sellealast kirjavahetust säilitame 5 aastat, misjärel kuuluvad selle tähtaja ületanud dokumendid hävitamisele.

Kaebuse/ vaide esitamisel või Teie vastu esitatud kaebuse puhul

Kaebuse/vaide esitamisel või kui Teie peale kaevatakse, kasutatakse Teie isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldatakse kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
Kui saadetud kaebuse/vaide läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse kaebus nimetatud asutusele ja Teid teavitatakse edastamisest.
Menetlusdokumentide kättetoimetamine toimub üldjuhul e-posti teel (e-kirju tavaliselt ei krüpteerita). Juhul, kui osapool ei ole kinnitatud e-kirja saamist, või on avaldanud soovi saada dokument posti teel, siis edastatakse dokument posti tähitud kirjana.
Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mille isik on ise avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
Seaduse kohaselt on kaebuste/vaiete andmestik nähtav dokumendiregistri avalikus vaates, kus eraisikute andmeid ei avalikustata. Avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisiku nime initsiaalid.
Kaebusi/vaideid ja sellealast kirjavahetust säilitatakse 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

Vallavalitsuse dokumendid

Isikuandmeid võivad sisaldada Kastre Vallavalitsuses menetletavad dokumendid. Kastre valla haldusorganite (vallavalitsus ja volikogu) antavad üksikaktid (korraldused ja otsused) ning nende alusdokumendid, sh isikute avaldused ja taotlused ning nende lisad.
Kõik dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Isikuandmeid (isiku nimi, isikukood, elukoht, kontaktandmed) ning eraelulist teavet ja eriliiki isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele me dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimalda.
Teabenõude korras võib taotleda sellise dokumendi väljastamist, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut. Avalikus dokumendiregistris on näha dokumentide metaandmed (number, pealkiri, kuupäev) ning juurdepääsupiirangu olemasolul selle kehtestamise alus.
Erinevaid dokumente ja üksikakte, ka isikuandmeid sisaldavaid, edastame seaduse alusel vajadusel teadmiseks või menetlemiseks vastavatele asutusele (nt kohtutele, politseile, ministeeriumitele jne).

Väärteomenetluste puhul, kui isik on menetluse osapooleks

Kui olete väärteomenetluse osapooleks, töötleme Teie isikuandmeid väärteomenetluse läbiviimise eesmärgil. Väärteomenetluse läbiviimist reguleerivad üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik ja kriminaalmenetluse seadustik. Juhime tähelepanu, et Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.
Menetlusosalised ( menetlusalune isik ja tema kaitsja) saavad tutvuda materjalidega seadustega ettenähtud korras.
Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris.

Tööle kandideerimisel

Tööle kandideerimisel vallavalitsusse või valla hallatavasse asutusse, töötleme Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale töökohale.
Sobivuse hindamiseks kogutakse Teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastused.
Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.
Säilitame värbamisprotsessi raames saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:

värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks - kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);
kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

Kandideerimisega seotud kirjavahetus ja dokumendid registreeritakse dokumendiregistris. Kandideerimisdokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata ning need dokumendid on juurdepääsupiiranguga.
Juurdepääsu kandideerija dokumentidele võimaldame teenistujatele, kes on seotud kandidaadi valiku otsustusprotsessiga. Kandideerimisdokumente säilitame pool aastat peale konkursi lõppemist.
Teave kandidaadi ametisse nimetamise või tööle võtmise kohta on avalik ja kõigi teenistujatele nimed ning ametikohad koos ametijuhendiga avaldatakse kodulehel.

Veebileht ja telefon

Kastre valla veebilehe külastamisel me külastaja kohta andmeid ei kogu ega säilita.
Kastre Vallavalitsuse lauatelefoni ja mobiiltelefoni kõnesid ei salvestatakse, helistaja kohta andmeid ei koguta ega säilita.

Isikuandmete edastamine teisele asutusele ja isikule

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris Amphora. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs valla veebilehelt www.kastre.ee. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust ning võimalike juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.
Ametiasutustes ning omavalitsusorganite töös avaldatakse isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikute minimaalselt ehk asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses.
Isiku nõusolekuta saame isikuandmeid edastada kolmandatele isikutele, kes vajavad nimetatud andmeid õigusaktidega ettenähtud ülesannete täimiseks (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).
Kui keegi soovib teabenõude korras tutvuda dokumendiga, mis on juurdepääsupiiranguga, siis kontrollitakse, kas küsitud dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust.

Kogutud isikuandmete säilitamine

Vallavalitsus lähtub põhimõttest, mille kohaselt Teie isikuandmeid töödeldakse seni, kuni see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.
Isikuandmeid sisaldavaid dokumente säilitatakse Kastre Vallavalitsuse dokumentide loetelus sätestatud tähtaja jooksul. Kirjavahetust säilitatakse viis aastat.
Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse dokumendi säilitustähtaja möödumisel vastava kalendriaasta lõpus.
Rahvusarhiivi poolt arhiiviväärtusega dokumentideks hinnatud dokumente säilitame alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi.
Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv sellele juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni.

Kogutud isikuandmete kaitsmine

Meie eesmärk on hoida ära isikuandmete volitamata kogumist ja töötlemist, tagada vajaduspõhine juurdepääs andmetele ning takistada andmete lubamatut avalikustamist. Selleks kasutame nii organisatsioonilisi, füüsilisi kui ka infotehnoloogilisi turvameetmeid, sh asjakohast andmekaitse taset.
Valla ametiasutuse teenistujad on kohustatud isikuandmete töötlemisel järgima kõiki seadustest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid.

Reageerimine isikuandmetega seotud rikkumistele

Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, teavitatakse rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Vald võtab kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lahendada.
Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, teavitatakse sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada isikul endal võtta tarvitusele vajalikud ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

Õigus tutvuda enda andmetega ja nõuda ebaõigete andmete parandamist

Igaühel on õigus küsida ametiasutuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.
Igal isikul õigus saada teada:
1. milliseid isikuandmeid tema kohta ametiasutuses kogutakse ja on kogutud;
2. millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;
3. millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on ametiasutuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:

pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel (vallasekretär või registripidaja) või ametniku vastuvõtul;
esitada kirjalik taotlus (Vallamaja, Kurepalu küla, Kastre vald, 62113 Tartu maakond; e-post: vald@kastre.ee);

Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt. Isikuandmetega tutvumiseks peame oleme veendunud, et tegemist on isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Nimetatud eesmärgil on meil õigus nõuda Teie isiku tuvastamiseks vajaliku täiendava teabe esitamist.
Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:

kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
kahjustada riiklikku julgeolekut;
takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.

Kui Teie isikuandmete töötlemise aluseks on Teie poolt eelnevalt antud nõusolek, on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.
Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek ametiasutusele.
Teie kui andmesubjekti õigused on täpsemalt sätestatud EL määruse 2016/679 artiklites 15-22.